Projektová činnost umožňuje nejefektivněji provozovat poměr dostupných zdrojů, času a kvality výsledného produktu. Pomocí kompetentního plánování je možné včas zavést nápravná opatření řízení kdykoli v každé fázi životního cyklu projektu. Použití vhodné metodiky umožňuje předem vypočítat celkové náklady na zpracování technické dokumentace, průměrnou dobu realizace a určit odpovědné osoby v každé fázi (struktura OBS, matice RAM). Je důležité správně naplánovat kompletní seznam prací (vybudovat základ WBS projektu) a posloupnost jejich realizace (zobrazit PDM síť). Předem by měl být určen řetězec úkolů, jejichž průběh by měl být co nejpečlivěji kontrolován. Vzhledem k tomu, že nemají rezervu, celková doba jejich realizace určuje celkovou dobu trvání projektu (podle metody kritické cesty).
Významné usnadnění řízení usnadňuje takový nástroj, jako je matice odpovědnosti (neboli lineárníplán). Je postaven na základě předem vyvinuté struktury WBS (hierarchický základ pro vykonávanou práci) a struktury OBS (organizační struktura podle výkonných umělců). Používá se k výkonu vedení prostřednictvím zavedení principu odpovědnosti (Principle Responsibility).
Každý z úkolů obsažených v programu je nutné personalizovat podle příslušných specialistů. Pro projekt je vytvořena matice odpovědnosti - jedná se o zobrazení plánovaných spojení (nejčastěji grafické). Je znázorněna ve formě tabulky na základě poměrů struktur WBS a OBS. Pak je první reprezentován jako vertikální řádky matice a druhý jako horizontální sloupce. Pro každý prvek WBS je určen zaměstnanec, který bude koordinovat jeho implementaci. Odpovídající znak je umístěn na průsečíku dvou složek.
Pokud je matice odpovědnosti provedena správně, měla by poskytnout představu o tom, kdo spravuje provádění každého odkazu v hierarchické struktuře nižší úrovně. Za provedení kteréhokoli z prvků WBS může být odpovědná pouze jedna osoba. Postup několika složek práce však může řídit jedna osoba.
RAM - tak se stručně označuje matice zodpovědnosti za projekt (Responsibility assessment matrix) - rozdělení reportingu a odpovědnosti ve formě tabulky. Pro dobře organizovaný program je třeba dodržet pravidlo, že provedení jakéhokolicíle byly řízeny určitým řídícím orgánem. Například projektový manažer – poslání (všechny úkoly), odpovědní vykonavatelé – jednotlivé prvky atd. Ve skutečnosti je tímto způsobem vytvořen strom cílů. Musí odpovídat pořadí členění struktury, která je pověřena realizací nápadu. Funkční odpovědnosti všech osob zapojených do plánované práce jsou určeny maticí odpovědnosti. Slouží ke specifikaci sady úkolů a lidé jsou osobně odpovědní za jejich provádění.
Vyhrazený software usnadňuje přípravu projektu. S jeho pomocí můžete mnohem rychleji vytvářet WBS a OBS struktury, seznamy prací s organizací podle fází a ovládání. Je vytvořena stejná matice odpovědnosti RAM, ale v podrobnější podobě. Bez zbytečného úsilí je tedy možné získat potřebné tabulky v příslušných softwarových balíčcích. A také, je-li to nutné, rychle změnit jakákoli data o projektu a zároveň získat jejich aktualizované grafické zobrazení.
