Zápis z jednání je dokument, který odráží všechna důležitá rozhodnutí této události. Jeho nesprávné znění, a to jak ve smyslu, tak v provedení, může způsobit, že bude účastníky jednání zpochybněna. Navíc existuje potenciální nebezpečí nesprávného rozhodnutí vedení, pokud zápis z výrobní porady obsahuje zkreslené informace. Sada jednoduchých doporučení vám pomůže to správně zařídit.
Text tohoto dokumentu obvykle obsahuje dvě části: úvodní a hlavní. Zápis z jednání (jeho první polovina) obsahuje popis hlavních parametrů akce: pozice, celé jméno. členové, předseda a tajemník. Má-li některý z přítomných zvláštní postavení (pozvaný, expert, pozorovatel atd.), je to také uvedeno v dokumentu. Pokud se schůzky zúčastnilo mnoho lidí, pak může zápis z jednání obsahovat údaje o nichsamostatný list, který je nedílnou přílohou dokumentu. Úvodní část končí agendou, která obsahuje výčet projednávaných záležitostí. Je žádoucí seřadit je podle důležitosti, ale mohou zde být další faktory, které ovlivňují místo v seznamu otázek. Struktura agendy může například záviset na logické návaznosti části jejích záležitostí nebo na zaměstnání osob účastnících se akce. Samotný dokument je vypracován na hlavičkovém papíře organizace (její divize), musí být uvedeno, kdy se setkání konalo.
Zápis z jednání v hlavní části se musí shodovat s úvodní částí. Zejména jeho body by měly jít ve stejném pořadí jako v programu jednání. Algoritmus pro sestavení textu, který zaznamenává informace o každém bodu programu, je následující: „poslouchal“, „mluvil“, „rozhodnul“. Hlavním pravidlem při psaní této části protokolu je, že by se neměla proměnit v jakýsi přepis.
Pododstavec „poslouchal“zejména popisuje, kdo byl hlavním řečníkem k tomuto problému, co navrhl na konci svého projevu. Podle řečníků je také naznačeno, kdo řekl, co navrhoval. Rozhodnutí stanoví konečnou pozici většiny účastníků schůzky. Pokud byl přijat hlasováním, pak je uvedeno, kolik lidí bylo pro, kolik bylo proti, a také počet členů, kteří se zdrželi hlasování. V závislosti na důležitosti diskutovaných problémů může být uveden celý název. lidé, kteří zaujali tu či onu pozici.
Zápis z jednání sepisuje tajemník, samotný dokument podepisuje vykonavatel a předsedající. Zdrojem informací pro jeho sestavení jsou ručně psané návrhy, nahrávky pořízené pomocí diktafonu, přepisy. Vyžaduje-li řešení záležitostí zjištěných při jednání pravomoc vyššího funkcionáře, který se jednání nezúčastnil, lze dodatečně zajistit schválení rozhodnutí tímto vedoucím. Podepsaný a zaregistrovaný protokol lze zaslat jako jeden dokument nebo jako výpis úředníkům, kterých se týká pouze část otázek.
