Média jsou nejjistější a nejrychlejší způsob šíření informací. Jedinou otázkou je, jak přitáhnout pozornost všemocných novinářů k inzerovanému podniku, produktu nebo službě. Existují různé způsoby, mezi nimiž je běžný fenomén, jako je press tour. Toto je jeden z nejúčinnějších triků, který přináší dobré výsledky.
Tisková prohlídka – placená dovolená pro novináře
Mnoho podniků a společností pořádá různé druhy akcí pro pracovníky médií pro propagační účely. Press tour je organizovaný zájezd pro novináře, během kterého se seznamují s rysy výroby. Důležitým prvkem takové akce je přítomnost informační příležitosti, něčeho nového a neobvyklého, co může přitáhnout pozornost médií.
Kdo to všechno platí?
Tato akce je obvykle plně hrazena pořádající společností. Někdy redakce část proplatívýdaje, například pokud se domnívá, že účast na zájezdu poskytne užitečné informace. Tisková exkurze pro novináře je dobrou příležitostí, jak rozšířit své profesní obzory, získat nové a zajímavé informace, ale také si odpočinout a popovídat si v neformálním prostředí, navázat nová známost.
Proč utrácet peníze a platit novinářům za dovolenou?
Organizováním studijních cest pro pracovníky tisku sledují podniky určité cíle. Mezi hlavní cíle tiskového turné patří:
- Firemní reklama – ukázat široké veřejnosti práci podniku zevnitř. To umožňuje nejen propagovat společnost, ale také zvýšit důvěru potenciálních spotřebitelů.
- Ukázka inovace – seznamte veřejnost s funkcemi nového produktu nebo vylepšené technologie.
- Media Response – Na konci tiskového turné se organizátoři těší na publikace novinářů, ve kterých hovoří o novém produktu a popisují své dojmy z cesty. Tyto recenze samozřejmě nejsou vždy pozitivní. Proto je třeba k organizaci tiskového turné pro média přistupovat opatrně.
Typy propagace
Tiskovou prohlídku lze rozdělit do následujících typů:
- Dny otevřených dveří – obvykle pořádané spíše uzavřenými společnostmi a podniky. Mohou být prováděny jak s určitou frekvencí (například každý rok ve stejnou dobu), nebo mohou být vázány na konkrétní inovace (novévybavení, personál, vylepšená technologie). Dny otevřených dveří trvají jeden nebo více dní, vše závisí na velikosti organizace a počtu návštěvníků. Jejich struktura je v zásadě stejná: v první, oficiální části, jsou hosté informováni o vlastnostech podniku. Druhou částí je komentovaná prohlídka, kde návštěvníci mohou na vlastní oči vidět práci a mimořádné úspěchy společnosti.
- Návštěva v terénu – tento typ novinářské prohlídky je organizován přímo pro novináře. Pro nové podniky je to skvělá příležitost dát o sobě vědět v tisku, informovat veřejnost o své existenci.
- Cestování je pro novináře možná nejpříjemnějším typem tiskové cesty. Velmi často firmy pořádají jednodenní i delší vycházky po vodě nebo po souši. Uvolněná atmosféra a pozitivní emoce navazují přátelské vztahy mezi organizátory a tiskem, což přispívá k pozitivním recenzím a recenzím.
Kdo pořádá novinářské zájezdy?
Tiskové turné je především propagační akce. Zde je velmi důležité vzít v úvahu všechny nuance a nejmenší detaily, protože jedno malé přehlédnutí může výrazně podkopat pověst organizace. Některé společnosti samozřejmě přidělují odpovědnost za organizaci tiskového turné svým zaměstnancům. Další najímají specialisty v této oblasti – pracovníky PR služeb. Jejich úkolem je nejen kompetentně zorganizovat novinářské turné, ale také doprovázet novináře po celou dobu jeho trvání.
Jak na totisková prohlídka úspěšná?
Organizování tiskového turné je časově náročný proces, který vyžaduje pečlivou předběžnou přípravu. Zde je důležitý každý detail, vše musí být předem jasně promyšleno, předvídají se i ty nejnepředvídanější situace. Je potřeba vytvořit takové podmínky, ve kterých se budou novináři cítit pohodlně a svobodně, protože záleží na jejich dojmech, zda bude recenze firmy dobrá nebo špatná. Úkolem organizátorů je proto nejen vytvořit příjemný dojem z podniku, ale také uspokojit potřeby a přání pracovníků médií. To vše je třeba vzít v úvahu při plánování akce.
Fáze organizace novinářské prohlídky
Jsou to:
- Nastavení konkrétních úkolů, které mají být vyřešeny během tiskové prohlídky.
- Výběr určitého typu tiskové prohlídky.
- Správné znění zprávy.
- Odborná příprava tiskové zprávy - materiálu, který obsahuje veškeré informace o společnosti a jejích aktivitách.
- Určení místa konání akce a jejího designu. Pokud se tiskové turné bude konat v podniku, musíte se postarat o bezpečnost a čistotu zařízení a také o dodržování různých pravidel a předpisů. Personál by měl být v úhledné pracovní uniformě, měl by být připraven na případné dotazy novinářů. V případě konference je nutné vybavit sál vším potřebným pro produktivní komunikaci mezi organizátory a redakcí.
- Výběr vhodného ubytování pro novináře – hosté by se měli cítit pohodlněpodmínkách, takže byste měli věnovat rezervaci hotelu velkou pozornost.
- Výběr nejpříznivějšího času – tiskovou prohlídku lze načasovat tak, aby se shodovala s datem vydání klíčových publikací.
- Navržení itineráře – neměl by být příliš dlouhý, jinak budou hosté unavení. Je žádoucí přidat více zábavy k zájmu novinářů. Je také nutné vzít v úvahu všechny organizační záležitosti. Pokud se předpokládá, že se hosté budou pohybovat samostatně, pak by zastávky měly být označeny určitými značkami. Pokud je organizována exkurze, měli byste přemýšlet o dopravě a době vyzvednutí a také zvolit profesionálního průvodce.
- Vytvořte si seznam pozvaných – všichni hosté obdrží oficiální pozvánky, které je třeba odeslat předem. I když je akce otevřená pro každého, pracovníci médií by měli být informováni samostatně. Z určitých důvodů se novinářské prohlídky nebudou moci zúčastnit všichni pozvaní, ale mohou projevit zájem. V tomto případě musíte všechny související dokumenty zaslat poštou.
- Příprava potřebných materiálů - kreativní návrh programu press tour, různé brožury o činnosti firmy včetně tiskové zprávy atd.
- Výběr kvalifikovaného moderátora - jeho úkolem je vést konference a reprezentovat společnost. Je to on, kdo říká reportérům o inovacích, které posloužily jako informační příležitost pro novinářské turné.
- Příprava tematických suvenýrů a dárkůpro novináře - jakýsi bonus navíc na závěr, zvedající náladu a loajalitu hostů.
Několik důležitých pravidel
Během PR akce by se hosté měli cítit pohodlně a bezstarostně. Měli by mít pocit, že jim bude kdykoli pomoženo a vyřešit všechny otázky a problémy. Novináři - hosté jsou velmi nároční a věnují velkou pozornost i těm nejmenším detailům. Proto stojí za to dodržovat řadu jednoduchých, ale velmi důležitých pravidel:
- Nešetřete na jídle, pití, dopravě a hotelech. Tiskové turné je zaměřeno na novináře, takže je třeba je slušně přivítat.
- Ubytovací podmínky pořadatelů by v žádném případě neměly být lepší než podmínky hostů - toho si okamžitě všimneme a dost možná se to projeví i v recenzích.
- Nejlepší je mít nablízku zástupce tisku a společnosti. Budou tak mít více příležitostí komunikovat v neformální, uvolněné atmosféře, budovat důvěru a získávat více informací.
- Pokud je hostů příliš mnoho, doporučujeme rozdělit hosty do malých skupin. Každý musí být doprovázen doprovodem, který bude pomáhat jeho členům. Díky tomu bude mnohem snazší kontaktovat novináře.
Od teorie k praxi
Jak funguje novinářské turné v praxi? Jak přesně je realizován hlavní úkol akce: šíření informací o výrobci prostřednictvím publikací v médiích? Tyto otázky lze jasně vidět vjeden z vrcholů tiskové prohlídky.
Skvělá loď s obrovským prodejem
V létě 1997 byla malá skupina novinářů pozvána na oběd a prohlídku výletní lodi Grand Princess, která měla být oficiálně spuštěna. Po návštěvě lodi se recenze a recenze o ní objevily v různých publikacích a také v televizi.
První plavba se uskutečnila v květnu 1998 a bylo na ni slavnostně pozváno asi čtyřicet novinářů. Poté média doslova křičela o grandiózní lodi a nádherné jízdě na ní. O něco později vložku navštívilo mnoho známých osobností. V tisku vyšly rozhovory s nimi, ve kterých se s veřejností podělili o své dojmy z lodi (samozřejmě pozitivní). Slavnostní uvedení Velké princezny bylo přenášeno přes internet širokému publiku online.
V důsledku všech těchto dlouhých a propracovaných reklamních kousků byly lístky na první plavbu tři měsíce před odjezdem zcela vyprodány. Společnost si dokonce musela zarezervovat další lodě, protože popularita plavby raketově vzrostla.
Grand Princess se stala jednou z nejznámějších a nejoblíbenějších výletních lodí v historii. To vše je zásluha nejen posádky lodi, ale také kompetentního šíření informací o ní.
