Projektová činnost knihoven: formy, metody, fáze vývoje a příklady

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-02-12 05:14

Dnes už v zemi nezůstaly knihovny, které by nevytvářely různé projekty, neúčastnily se různých soutěží, protože právě projektová činnost knihovny zlepšuje finanční situaci instituce a posiluje svou roli v oblasti. Zlepšuje se tak kvalita služeb a čtenáři jsou spokojeni. Projektová činnost knihoven umožňuje získat vlastní image a výrazně ji vylepšit. Takto se v práci objevují nové perspektivy.

Jaké jsou projekty

Povaha a cíle projektu mohou být zcela odlišné. Například pilotní projekt. Jedná se o první, zkušební fázi implementace, která zajistí, že zvolený systém akcí bude efektivní a snadno aplikovatelný. Zároveň je proškolena celá pracovní skupina zaměstnanců zapojených do projektu. Jsou stanoveny formy a metody projektové činnosti knihovny, potřebakonfigurace systému práce, plán organizačních a technických opatření. To vše dává pilotní projekt již v první fázi realizace. Výrazně se snižují náklady a zároveň se urychluje realizace projektu v plném rozsahu. Doba trvání pilotní verze projektu je omezena na třicet dní.

Informační projekt je připravován čistě podle přání a potřeb uživatelů. Inovativní a designové aktivity knihoven zahrnují projekty založené na významných změnách, změnách známých formátů, využití moderních technologií a inovací. Inovativní projekty vždy přitahují velkou pozornost uživatelů. Marketingový projekt je koncipován pro co nejširší propojení s veřejností území a toto propojení musí být vzájemné. Strategický projekt je dlouhodobá aktivita se vzdálenou perspektivou. Organizační design je vždy směřován na komplexnější úroveň. Lidé se například sejdou, aby řešili velmi složité problémy a vytvořili projekt, který je mnohem větší.

Obchodní nebo partnerský projekt je založen na dohodě mezi fyzickými a právnickými osobami, kde jsou práva a povinnosti naprosto rovnocenné. Ekonomický projekt je zpracován v dlouhodobé podobě, kde jsou řešeny prioritní úkoly knihovny. Termíny jsou však u tohoto typu projektů vždy přesně stanoveny. Vzdělávací projekty jsou nejčastěji využívány v projektové činnosti dětských knihoven, neboť zde mohou být směry pouze školení, zlepšování dovedností, znalostí a všeobecné vzdělání. Sociální projekt je obvykle určenjedna kategorie lidí a jejím cílem je pomáhat a zlepšovat jejich životy.

Kulturní a volnočasový projekt je všude velmi oblíbený, v každé venkovské knihovně jsou projektové aktivity založeny na této formě práce. Knihovna zde působí jako centrum volného času, takové akce bývají velmi velkolepé: jsou to hudební a literární večery, divadelní představení, prezentace, festivaly, svátky, tvůrčí večery, různé výstavy. Projekt profesního rozvoje je realizován v rámci týmu zaměstnanců a je zaměřen na zlepšování, zlepšování speciálních dovedností zaměstnanců knihovny.

Mega a monoprojekty

Existuje neobvykle velký počet klasifikací projektů. Samostatně je lze uvažovat z hlediska rozsahu a rozdělit na mezinárodní, mezistátní, regionální a meziregionální, národní, sektorové a mezisektorové, resortní, podnikové a také projekty realizované v jedné knihovně. Ten druhý lze nazvat monoprojektem, ale existují i multiprojekty - realizace probíhá v několika knihovnách, a megaprojekty - velmi široký, minimálně regionální projekt.

V domácích publikacích neexistuje jednotná definice pojmu „megaprojekt“. I programová a projektová činnost venkovských knihoven je však někdy zapojena do specializovaných integrovaných programů s jediným cílem a mnoha heterogenních projektů, na sebe úzce navazujících, realizovaných na různých úrovních řízení. Na krajské úrovni je součástí megaprojektu takémultiprojekty, a monoprojekty, nejčastěji spojené s rozvojem kulturního prostředí - knihovnický sektor, divadla, muzea, střediska volného času. Ale hlavní podmínka: všechny projekty musí spojovat jediný cíl, přidělené materiální a finanční zdroje a také časový rámec realizace.

Megaprojekty jsou vždy vyvíjeny na nejvyšších úrovních státní správy – na mezistátní, státní, republikové nebo na úrovni regionu či území. Jsou vždy drahé, časově náročné, s dlouhou realizací, zahrnují odlehlé oblasti s nedostatečně rozvinutou infrastrukturou. Ale vždy mají dopad na kulturní a sociální prostředí celého regionu nebo dokonce země.

Zde potřebujeme speciální metody řízení a koordinace, pečlivou přípravu. Příkladem programové a projektové činnosti megaknihoven je konání akce Puškinova knihovna iniciovaná Sorosovou nadací v roce 1998, která se uskutečnila v mimořádně velkém rozsahu, trvala tři roky a prodala jen první ze všech 20 milionů dolarů. Podílela se na megaprojektu knihovny na území 83 subjektů Ruské federace.

Nápad projektu

Jakýkoli projekt je vždy celý soubor akcí, které jsou zaměřeny na identifikaci a řešení konkrétního problému. A každý problém má svůj původ a konečné řešení. Dosažení konečného výsledku v projektové činnosti knihoven je tedy vždy přítomno. Myšlenka projektu je nutně významná ze společenského hlediska, i když je projekt sám o sobě malý a skromnývýsledky budou jistě užitečné a potřebné pro určitou část populace. Projektová činnost knihoven směřuje vždy k určitému výsledku. Může to být jakýkoli koncept nebo služba, která je dokončena ve svém složení a vlastnostech, jak se předpokládá v projektu.

Proč knihovny potřebují projekty? Jedná se v první řadě o nekomerční aktivitu, která je však důležitá v tom, že působí na změnu situace v poskytování přístupu k co nejkvalitnějším, nejúplnějším a nejefektivnějším informacím všeho druhu – jak pro cílové skupiny čtenářů, tak pro místní komunitu v jejím nejširším pokrytí. Nejoblíbenější programové a designové aktivity knihoven. Obecně se má za to, že nejúčinnější jsou společné projekty, kdy probíhá spolupráce s dalšími knihovnami, kulturními či informačními institucemi, s orgány samosprávy a také s neziskovými organizacemi. To je samozřejmě pravda, ale vůbec to neznamená, že knihovna nemůže sama úspěšně realizovat programové a projektové aktivity.

Fáze práce na projektu

Při realizaci projektu se vždy objevují nové služby – sociální, kulturní, informační, vzdělávací, otevírají se nové příležitosti, dokonce se objevují nové struktury. Dlouho před přípravou zprávy o programu a projektové činnosti knihovny se ukazuje relevance pořádání takových akcí. Každý projekt má stejné základní vlastnosti. Jedná se o časový limit – od okamžiku zahájení projektu až po kompletní řešení problému, tzndokončení práce, kdy je uvedeno dokončení výsledku při řešení problému uvedeného v projektu a důkladně strukturovaného.

Níže bude konkrétně ukázáno, jak se píše zpráva o programu a projektových aktivitách knihovny jako celku, a co konkrétně o samostatném projektu. Při realizaci jakéhokoli projektu bude k zajištění dosažení cíle zapotřebí určité množství zdrojů. Fáze práce na projektu knihovny lze popsat následovně: nejprve je vyvinut koncept, poté je implementován a poté dokončen. Inspiraci lze najít pohledem na další již rozpracované projekty. Projektové aktivity v knihovně vždy začínají tímto. A vždy je tu váš vlastní nápad. V počáteční fázi se shromažďují a analyzují primární data, identifikují se problémové situace, které je třeba změnit. Poté jsou stanoveny cíle, stanoveny úkoly, uvedeny hlavní požadavky a nezbytné zdroje finančních prostředků a času.

Poté je analyzováno prostředí projektu, výběr účastníků, identifikována rizika. V procesu jsou určeny všechny možné způsoby řešení tohoto problému a je vybrán ten optimální. Takto začínají všechny úspěšně rozpracované projekty v projektové činnosti knihovny. Nejzajímavější z návrhů řešení zjištěného problému je přijat. A s hotovým konceptem můžete začít shánět finance. Není tolik organizací, které jsou připraveny financovat knihovny, ale stále je můžete najít. Vydává se žádost o financování.

Nápad, cíl, úkoly

PředtímNejprve je nutné rozhodnout o hlavní myšlence projektu: které skupiny uživatelů potřebují jeho realizaci, zda nápad projektu odpovídá potřebám a požadavkům cílového publika a také aktuální situaci, proč tato potřeba může vůbec vzniknout a zda tato knihovna může tyto problémy vyřešit. Zde je potřeba korelovat požadavky: projektová činnost ve školní knihovně se výrazně liší od univerzitní. Myšlenku je třeba potvrdit konkrétními údaji, odbornými posudky, reálnými statistikami, požadavky uživatelů, tiskovými publikacemi a podobně.

Největší potíže vznikají při formulaci cílů a záměrů. Cílem je jako obvykle dlouhodobý výsledek, konečný produkt, přesně to, co vyvolává potřebu projekt realizovat, to jsou zatím obecná tvrzení, kvantitativně a kvalitativně ničím nepotvrzená. Vzorec pro požadovaný výsledek. Úspěšné příklady projektové činnosti knihoven ukazují, že dlouhodobost výsledku nebrání tvůrcům odpovědět na otázku „proč?“. Úkoly jsou obvykle jednodušší, rychlejší a snadněji zvládnutelné, protože úzce souvisejí s řešeným problémem, jsou vždy konkrétní a poskytují průběžné výsledky projektu až po ty konečné, odrážejí změny situace – kvantitativní i kvalitativní a většinou co je důležité - vždy mají akci.

Proto je nutné nastavit úkoly, které jsou prostorné a přesné. Když rozhodnutí zní: „toto zlepšit“nebo „toto zlepšit“, samotný úkol zůstane neúplnývyřešen, protože není uveden žádný konkrétní výsledek. Zpráva o projektové činnosti v knihovně by neměla obsahovat takto vágní formulace. Zde potřebujeme jasná slovesa: „změnit na toto“, „zkombinovat to a to“, „vytvořit toto“a tak dále. Při formulaci problému se můžete otestovat otázkami. Například: má tento úkol přesný termín dokončení, udělejte „co“a „jak“všude nahraďte „proč“a „proč“, je možné zkontrolovat a změřit výsledek řešení tohoto úkolu, je tento úkol proveditelný vůbec, jsou všem jasné podmínky tohoto úkolu, stane se řešení tohoto úkolu z hlediska výsledku významnějším než samotný cíl?

Fáze vývoje

Náplní vývojové fáze je vypracovat všechny hlavní součásti, které jsou v projektu obsaženy, a plně jej připravit k realizaci. Nejprve je nyní nutné jmenovat projektového manažera a sestavit tým. Za druhé, vypracujte strukturu projektu, zdroje, identifikujte hlavní práci a určete konečný výsledek každé fáze.

Vypracují se harmonogramy, harmonogramy prací, promyslí se podpora - stanoví se rozpočet a odhad projektu, technologie kontroly a řízení, vypočítá se možná rizika. Nakonec je v této fázi podepsána dohoda o financování projektu. Celé toto strukturální plánování by mělo vstoupit do vývojové fáze.

Tvůrcům projektu by v tuto chvíli mělo být naprosto jasné, jaký druh činností je potřeba provést, aby bylo dosaženo zamýšlenéhoprůběžné i konečné výsledky. V této fázi je již jasně definováno, co přesně se bude dělat, kdo plánované akce provede, jak to udělá, kdy se tak stane, jaká je posloupnost akcí, jaké zdroje to vše bude vyžadovat.

Implementační fáze

Nyní je potřeba se vyrovnat s hlavní prací projektu, kterou bude manažer při provádění každé akce neustále sledovat. K tomu bude potřebovat podrobné sledování týkající se sběru všech skutečných dat, aby je mohl porovnat s plány. Na konci projektu musí být dosaženo všech konečných cílů nastíněných v raných fázích práce. Výsledky jsou nutně sečteny a projekt je uzavřen.

Ve fázi realizace projektu hlavní náplň práce obvykle spočívá v organizaci reklamní společnosti, ve vedení prezentací, po kterých je projekt uveden do praxe. Vyvíjejí se metodické materiály a publikace v hromadných sdělovacích prostředcích. Výsledek projektu je vyhodnocen, výsledky jsou sečteny a poté následuje reportovací část.

Zprávy jsou připravovány jak informativní, tak finanční (pro organizace, které byly sponzory). Projekt je uzavřen, někdy slavnostně. Nejlepší projekt je ten, který nikdy nekončí v podobě užitku, který přinesl. V tomto případě jsou výsledky udržitelné a získané zkušenosti lze sdílet s dalšími organizacemi a knihovnami.

Projektová dokumentace

Návrh projektu vdokumenty by měly vypadat nějak takto:

1. Na titulní stránce - název projektu, jeho autoři a žadatelská organizace.

2. Úvodní část se stručným popisem projektu - maximálně pět vět, kde je nastíněno vyjádření a popis problému, pro který projekt vznikl, dále přesvědčivé důkazy o potřebnosti a zdůvodnění relevance projektu (mnoho trochu zveličovat tento význam, a je to tak správně).

3. Je uveden účel projektu a konečný výsledek po jeho realizaci.

4. Úkoly a způsoby jejich řešení jsou seřazeny.

5. Podrobné informace o účastnících projektu. O projektovém manažerovi. O účinkujících. O partnerech.

6. Obecný obsah projektu se seznamem činností nutných k vyřešení každého problému. Zde je vhodné použít tabulky a grafy s daty akcí a uvedením odpovědných osob.

7. Odhad nákladů – rozpočet projektu.

8. Vše o očekávaných výsledcích.

9. O vyhlídkách rozvoje na základě výsledků projektu.

Afterword

proto tento kreativní proces přitahuje zaměstnance bez jakéhokoli nátlaku, stejně jako návštěvníky knihovny a další obyvatele oblasti.

Je potřeba o tom psátže projektová práce je plná radosti a slov vděčnosti, přispívá nejen k zachování, ale také k prosperitě každé knihovny, a tím přitahuje pozornost úřadů a obchodních struktur, různých organizací, spolků i široké veřejnosti.

Legislativa a nové předpisy

V posledních desetiletích došlo v naší zemi k mnoha společenským a ekonomickým změnám. Nutno podotknout, že situace ještě není zcela vyřešena. FZ-131 byl přijat například na místní samosprávu, což značně zkomplikovalo život i činnost knihoven. Vyvíjejí se však další přístupy ke zvládnutí současné situace.

A rozvoj projektů je jedním z nejúčinnějších způsobů, jak posunout knihovnictví moderním směrem. Tyto techniky zatím nejsou plně rozvinuty a jsou často spontánního charakteru, nicméně i v těchto případech vykazují vysoký efekt, i když se knihovna omezí na implementaci pouze jednotlivých prvků tohoto směru.

Plánovaný distribuční systém je již minulostí, právní úprava také, řízení je decentralizované. Všechny tyto změny nemohou neovlivňovat psychologii lidí, knihovníky nevyjímaje. Jediné, co přichází na pomoc, je počítačová technika, která v poslední době udělala ve vývoji prudký skok. To je neocenitelné v projektových aktivitách každé knihovny – městské, venkovské i dětské.