Správa dokumentů je důležitým článkem v kancelářské práci

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-02-12 05:11

Pracovní postup je chápán jako pravidla, podle kterých jsou podepsaná řešení propagována v rámci podniku nebo instituce od okamžiku, kdy jsou přijata do archivního úložiště. Základem tohoto konceptu je přijetí dokumentu, jeho projednání, předání výkonným orgánům, organizační opatření pro provedení, certifikaci, provedení, uložení.

Toto je proces, který bere v úvahu instance pohybu dokumentu spolu s rychlostí jeho pohybu těmito instancemi. Tok dokumentů je proces, který musí být v korelaci s informační činností správního aparátu, s dokumentováním každého jednotlivého rozhodnutí, ukládáním nově přijatých dokumentů.

Velké množství nedostatků v činnosti mnoha správních aparátů souvisí právě se špatnou organizací pohybu dokumentů. Například proces oběhu dokumentu rozhodnutí vedení by měl zahrnovat tři povinné součásti:

• informační podpora pro přijímané rozhodnutí (zahrnuje spolehlivé informace,potvrzení správnosti rozhodnutí);
• dokumentování samotného rozhodnutí (regulativní dokument);
• kontrola implementace (která zahrnuje organizaci navrhované práce, způsoby dokončení úkolu, dodržování podmínek a termínů).

Jak je vidět z výše uvedeného příkladu, workflow je sběr informací, na základě kterých bude vydáno správní rozhodnutí; příprava samotného rozhodnutí včetně editace, koordinace, sepisování až po schválení. Všechny výše uvedené fáze vyžadují pohyb dokumentu nejen mezi strukturálními divizemi podniku, ale také mezi účinkujícími, od techniků, specialistů až po manažery. Závěr z tohoto příkladu je následující: čím vyšší je rychlost pohybu dokumentu, tím vyšší je kvalita jeho provedení v každé konkrétní fázi, tím lepší je proces řízení podniku jako celku.

Samotný termín se objevil v literatuře již ve 20. letech 20. století. Tehdy se věřilo, že pracovní postup je organizace práce zaměřená na racionální konstrukci státního aparátu jako celku, rozdělení odpovědnosti mezi různé výkonné pracovníky a služby. V roce 1931 se Institute of Management Technology poprvé pokusil upravit jednotné zásady organizace práce v kanceláři. Byla stanovena pravidla, podle kterých by se mělo provádět přijímání a doručování písemností, pravidla pro provádění a regulace podepisování. Následující etapy ekonomického vývoje obdržely legislativní úpravu takové koncepce jakokancelářské práce, kde byl hlavní důraz kladen na jednotlivé technické operace. Program správy dokumentů se v těchto legislativních aktech nezmiňoval, i když ve skutečnosti vše spočívalo v organizaci pohybu dokumentů. Počínaje rokem 1974 byl podepsán hlavní dokument, který upravuje celý proces správy dokumentů, který je stále v platnosti.

Tento právní předpis se nazývá „Unified State Records Management System“(USSD), jehož odstavce jsou věnovány organizaci pohybu dokumentů, technologickým metodám jejich zpracování a aplikačním pravidlům. Tato sbírka formuluje základní pravidlo: "Tok dokumentů je operativní pohyb dokumentu po nejkratší cestě, včetně minimálních časových a mzdových nákladů." Pouze aplikací schváleného pravidla v praxi lze počítat se zlepšením života obyvatel země, růstem ekonomiky státu.

K dosažení těchto cílů jsou zapotřebí chytří, disciplinovaní a odpovědní vedoucí, pro které bude zavedení pracovního postupu založeného na USSD věcí cti a svědomí.