Ať se vám to líbí nebo ne, žádná činnost není možná bez žádosti o pomoc a pomoc. Ať už pracujete pro malou nebo velkou společnost, musíte být v kontaktu s mnoha vedoucími pracovníky a zaměstnanci jiných organizací, svými kolegy nebo zaměstnavateli, partnery a klienty. Zároveň vedete obchodní i osobní korespondenci, často pomocí e-mailu.
Samozřejmě, že žádost je napsána pouze v případě, že pro to existuje dobrý důvod: jsou potřebné informace, dokumenty, materiální pomoc, jakékoli akce. Proto musí být jeho text vhodný. Musí jasně sdělit podstatu problému a způsoby jeho řešení, přání nebo požadavek. Je nepřípustné v takových dopisech chrlit emoce, měly by být zdrženlivé, i když to bude číst váš nejbližší, o obchodní korespondenci ani nemluvě. Je to úsměvné, ale většina dopisovatelů, kteří svého času nestudovali pravidla etikety, dělá tuto chybu a do textů píše: „Neslušné! Požadujeme! Přísně! Proto se často takový přeemocionální žádací dopis nedočká očekávané reakce, aleprostě ignorován osobou, která jej obdržela.
Abyste tomu zabránili, než začnete psát, položte si klíčové otázky: „K čemu to je?“, „Jaký výsledek potřebujete získat?“Poté bude snazší formulovat hlavní frázi, například: „Žádám vás o financování projektu …“, „Počítám s vaší účastí …“Jedna žádost může obsahovat několik petic nebo návrhů na adrese jednou jsou zahrnuta příslušná slova, jako například: doufáme…“, „Spolu s tímto…“, „Zároveň žádáme o pomoc v…“.
V žádném případě nemůžete ignorovat pravidla elementární zdvořilosti, takže bez ohledu na to, zda se jedná o osobní nebo obchodní dopis, musí být žádost uvedena správně. A bez ohledu na to, jak moc se vám jeho příjemce líbí nebo nelíbí, pamatujte, že to, co je napsáno perem (na klávesnici), nelze sekerou sťat. Navíc jakoukoli zprávu si může přečíst nejen adresát, ale i jeho kolegové, příbuzní, přátelé. Proč ztrapňovat sebe a ostatní?
V pravidlech etikety, stejně jako v pravidlech obchodní korespondence, je velmi důležité umět partnera pozdravit. I když pracujete jako prodavač ve stánku, je nepřijatelné nechat někoho bez tohoto důležitého prvku hostelu, zvláště když se na někoho obracíte o pomoc. Každý prosební dopis by proto měl začínat výstižným a uctivým pozdravem a končit přáním všeho dobrého a zdvořilým rozloučením, po jehož přečteníadresát, i když vás osobně nezná, pochopí, že nemá co dočinění s hysterkou, ale s osobou, která se ovládá.
Pojďme si stručně představit, jak by měl žádost strukturálně vypadat? Příklad: pozdrav, stručný popis situace, podstata otázky a petice, vyjádření naděje na pomoc, zdvořilé rozloučení.
V našem životě si každý den svými činy a činy dobrovolně či nevědomky vytváříte pověst. Dopisy, které píšete, jsou velmi důležitou součástí tohoto životního procesu.
