Žádnou moderní kancelář společnosti si nelze představit bez mini-PBX. Koneckonců, toto zařízení je zodpovědné za organizaci vysoce kvalitního interkomu a racionální využívání městských telefonních linek. Dnes je boj mezi pracovníky úřadu o právo volat z jediného dostupného čísla minulostí. V dnešní době se tento problém řeší pomocí vnějších a vnitřních vedení. Není potřeba navyšovat počet pevných telefonních čísel. Jak vybrat pobočkovou ústřednu do kanceláře a jak ji nainstalovat? Odpovědi na tyto a další otázky naleznete v tomto článku.
Co je to PBX?
Office PBX je malá automatická telefonní ústředna. Je navržen tak, aby obsluhoval malý počet městských čísel. S takovým zařízením si společnost může dovolit nepřidělovat pro každé použité číslo samostatnou linku. To vede ke snížení ceny hovorů.
Mini PBX soustředí zátěž na linku. Vzhledem k tomu, že každý z nich je využíván více nežintenzivně může společnost odmítnout část čísel pevných linek nebo zajistit normální fungování podniku s jejich deficitem.
Princip fungování miniústředny pro kancelář je podobný jako u vícekanálových stanic, které provozují telefonní operátoři. Rozdíl je pouze v počtu obsluhovaných pokojů. U kancelářské instalace je toto číslo výrazně nižší. Mini-PBX se také vyznačuje rozdělením na vnitřní a vnější linky.
Jak vybrat pobočkovou ústřednu do kanceláře? Přečtěte si o tom více níže.
Jak vybrat PBX?
Abyste se mohli při nákupu mini-PBX správně rozhodnout, musíte se rozhodnout pro vstupní data a uvést požadovaná kritéria.
Vstupní data znamenají počet dostupných pevných linek a požadovaný počet pracovních poboček. Standardní rozdělení je následující: každé městské lince odpovídají 3-4 vnitřní. V každém případě se při určování počtu obsluhovaných čísel doporučuje konzultovat s odborníkem na instalaci miniústředny pro kancelář. Nejmenší kapacita takového zařízení jsou 3 pevné linky a 8 poboček.
Je nutné si ujasnit, zda po instalaci kancelářské miniústředny budou volné externí a interní kanály. Taková rezerva by neměla být velká, ale pokud zcela chybí, může v blízké budoucnosti nastat řada problémů. Nesmíme zapomenout na vnitřní linky pro faxy a modemy.
Měli byste se také rozhodnout pro výrobce. Nejoblíbenější firmy, které vyrábějí mini-PBX pro kanceláře, jsouPanasonic a LG.
Existuje řada důležitých otázek, které je třeba jednoduše probrat se specialistou na připojení PBX:
- přítomnost vestavěného adaptéru pro možnost připojení baterie nepřerušitelného napájení;
- potřeba konektoru pro připojení počítače, který dodržuje protokoly jednání;
- možnost nastavit režim rozložení zátěže rovnoměrně na každé z městských linek.
Nyní víte, jak vybrat PBX do kanceláře. Je čas podívat se blíže na hlavní funkce tohoto zařízení.
Klíčové funkce PBX
Office PBX má následující hlavní funkce:
- Přesměrování hovorů. Tato funkce je nejoblíbenější bez ohledu na typ podnikové činnosti. Umožňuje přesměrovat příchozí hovor na fax nebo konkrétnímu zaměstnanci společnosti. Chcete-li to provést, jednoduše vytočte číslo příslušné pobočky na proprietárním telefonu a zavěste. Vnější strana bude slyšet melodii, dokud nebude navázáno nové spojení. Pokud konkrétní zaměstnanec není přítomen nebo je jeho linka obsazena, externí hovor bude znovu vrácen na systémový telefon.
- "Zachytit" hovor. Tato funkce je nezbytná v případě, kdy jeden ze zaměstnanců přešel na jinou plochu a v tu chvíli mu zazvonil telefon. Pobočková ústředna do kanceláře umožňuje tomuto pracovníkovi přijmout hovor i při pohybu po obvodu. K tomu bude muset zaměstnanec na libovolném zařízení vytočit určitou kombinaci čísel.
- Přijetí hovoru během hovoru. Pokud je během hovoru přijat paralelní hovor, ve sluchátku bude slyšet určitý signál. Vytočením jednoduchého kódu můžete tento hovor přijmout.
- Objednejte připojení. V případě neúspěšných pokusů o volání na číslo pevné linky, které je neustále obsazeno, je třeba vytočit speciální kód. Mini-PBX oznámí, že požadovaná linka je volná, a spojení bude navázáno automaticky.
- "Následuj mě." Tato funkce vám umožňuje přesměrovat na kteroukoli z poboček v rámci obvodu kanceláře. Zaměstnanec tedy nemusí být na pracovišti, ale všechny jeho příchozí hovory odpoví on sám.
- Konferenční hovor. Tato funkce umožňuje přidat jednoho nebo více dalších účastníků do telefonního rozhovoru. Účastníci konference mohou být interní nebo externí.
- Připojování ke konverzaci. Díky této funkci se manažer může kdykoli spojit s kterýmkoli z podřízených, i když v tu chvíli probíhá telefonický rozhovor. Ke konverzaci se může připojit pouze účastník s odpovídající úrovní priority. Tento proces je doprovázen zvukovým signálem. Příslušné úrovně priority jsou přiřazeny během instalace a konfigurace ústředny.
Další funkce PBX
Kromě základních funkcí, které kancelářské ústředny mají standardně, existuje řada doplňkových funkcí, které se hodí v konkrétním případě. Některé z nich jsou popsány níže.
Pokud je sekretářka přijímající hovory na proprietárním telefonu obsazená, lze příchozí hovor zařadit do fronty. V tomto případě externí účastník neuslyší pípnutí, ale hlasovou zprávu, kterou si můžete sami vytvořit. Může to být buď propagační zpráva, nebo jednoduchý požadavek zůstat na lince.
Další možností, jak sekretářce trochu ulevit, je umožnit externím účastníkům nezávisle vytočit požadované interní číslo konkrétního zaměstnance společnosti.
Schopnost používat řečové procesory vám umožňuje poskytnout každé pobočce záznamník. Tato hlasová schránka navíc umožňuje vyřizovat příchozí hovory bez účasti operátorů.
Abyste mohli určit, který ze zaměstnanců uskutečnil jaké meziměstské nebo mezinárodní hovory, můžete každému zaměstnanci přidělit osobní kód, pomocí kterého bude moci daná osoba komunikovat na dálku. Pokud zaměstnanec nemá speciální sadu čísel, nebude se moci dovolat na zpoplatněnou linku.
Následující popis bude popisovat standardní i moderní typy kancelářských PBX.
Analogové PBX
Analogovou miniústřednu lze použít, když počet interních účastníků nepřesahuje padesát a na funkčnost telefonní sítě nejsou kladeny vysoké požadavky.
Takové zařízení převádí řeč na pulzní nebo spojitý elektrický signál, jehož amplituda se mění. Pro dnešekdenní analogové mini PBX jsou schopny obsluhovat až 46 portů.
Hlavní výhodou takového zařízení je nižší cena ve srovnání s digitálním zařízením se stejnou kapacitou. Nevýhodou analogových PBX je malý počet servisních funkcí.
Digitální PBX
Digitální mini-PBX umožňují obsluhu více než 50 portů. Takové zařízení převádí řeč na binární pulzní proudy pomocí metody PCM.
Digitální PBX jsou dražší než analogové. Ale díky tomu má takové zařízení velké množství servisních funkcí. Tyto PBX se také mnohem snadněji instalují v kancelářích.
Bezdrátové PBX
Bezdrátové mini-ústředny pro kancelář poskytují mobilitu zaměstnancům a nevyžadují dráty. Při použití takového zařízení mají pracovníci k dispozici radiotelefony, se kterými se mohou pohybovat po celém obvodu.
Na rozdíl od mobilních sítí je bezdrátové připojení zdarma. Kapacitu takovýchto miniautomatických telefonních ústředen lze bez problémů navýšit. Provoz tohoto připojení nevyžaduje žádná povolení.
Na rozdíl od drátových telefonů jsou rádia chráněna před odposlechem a tajným spojením. Kvalita zvuku při použití bezdrátových PBX je charakterizována jako vysoká.
Virtuální PBX
Virtuální PBX pro kancelář je produktem nejnovější technologie. Je umístěn na serveru internetového operátora, nevyžaduje nákupdalší vybavení a funguje na základě sítě dostupné v kanceláři.
Při použití takového zařízení jsou náklady na komunikaci sníženy na minimum. V případě potřeby je rozšíření kapacity této mini-PBX provedeno velmi rychle.
Pokud kancelář změnila umístění, není třeba měnit stávající telefonní čísla. Pro instalaci a připojení takové mini-PBX také není nutné volat specialisty – veškerá kontrola probíhá přes internet.
PBX pomocí GSM
GSM mini PBX do kanceláře je určena k organizaci telefonní komunikace v místech, kde není možnost běžné linky, ale je zde signál mobilního operátora.
GSM brána pomáhá zvýšit počet externích linek a zároveň snižuje kancelářské náklady na mobilní komunikaci. Jeho instalace je možná v jakékoli budově, městě nebo zemi, kde bude vaše IP síť dostupná. Pobočková ústředna pro kancelář využívající takové vybavení poskytuje možnost uskutečnit co nejvíce mobilních hovorů pomocí mezisíťových nebo firemních sazeb, pokud jsou nižší než obvyklé ceny hovorů.
Instalace PBX
Instalace mini-PBX pro kancelář zahrnuje design a vybavení. Poslechněte si názor odborníka na připojení takového zařízení a musíte určit pro vás nejrelevantnější možnosti a požadovanou kapacitu telefonní ústředny.
Další fází instalace je instalace zařízení. Obvykle toumístěn ve speciální skříni. Poté jsou připojeny externí a interní porty, všechny kabely jsou zkříženy a označeny a je proveden proces počátečního testování systému.
Dalším krokem je naprogramování a nastavení mini-PBX. Tento proces je u konkrétního klienta čistě individuální, protože přání a požadavky každého jsou jiné.
Pokud se kanceláře společnosti nacházejí v několika budovách, pak by každá z nich měla nainstalovat vlastní mini-PBX, která bude vzájemně komunikovat pomocí digitální nebo analogové spojovací linky. Obvykle se používá jeden systémový telefon nainstalovaný u sekretářky. Zbytek personálu by měl být vybaven běžnými zařízeními. Pokud bude nutné dodat všem zaměstnancům systémové telefony, budete si muset zakoupit další systémové karty pro ústřednu, což bude vyžadovat dodatečné náklady.
Závěr
Mini-PBX do kanceláře je speciální zařízení pro rovnoměrné rozložení zátěže mezi účastnické telefonní linky. Použití takového zařízení umožňuje směrovat příchozí hovory na jakékoli komunikační zařízení, přesměrovat je, nastavit pohotovostní režim. Toto moderní zařízení vám umožní efektivně organizovat práci podniku a snížit náklady na telefonní komunikaci. Článek popisuje, jak vybrat pobočkovou ústřednu do kanceláře a jak ji nainstalovat.
