Základní normy a pravidla obchodní etikety pro úředníka a úředníka

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-02-12 05:00

Když začnete pracovat, brzy si uvědomíte, že schopnost dodržovat základní pravidla obchodní etikety přispívá k profesionálnímu úspěchu v jakékoli oblasti a je ceněna stejně jako obchodní kvality. Pomůže vám snadno zapadnout do jakéhokoli týmu a rychle získat důvěryhodnost u kolegů a vedení, zvláště pokud se vám rychle podaří zachytit rozdíl mezi obchodní a sekulární etiketou a naučit se zvolit správnou linii chování.

Základní obchodní etiketa

Slušné vystupování v kanceláři nebo ve státní správě se poněkud liší od toho, co je venku považováno za slušné (obvyklé).

• Pokud je vedoucí muž, ženy by neměly očekávat, že vstane, když vstoupí do kanceláře. I když se mezi šéfy najdou vychovaní muži, kteří mají tento zvyk doveden na úroveň reflexu a vždy, když do místnosti vstoupí dáma, vstanou, jde o výjimku. A budiž to hezké, ale stále světský tón v práci je nevhodný. V kanceláři,ve vládní agentuře projde dveřmi první mužský šéf, a když jste na služební cestě, nasedne do auta jako první.
• Slova „děkuji“a „prosím“jsou v pracovním prostředí ještě žádoucí než ve „společenském životě“. Poděkujte svým kolegům za jakoukoli, i tu nejbezvýznamnější službu, a nezapomeňte na „kouzelné slůvko“, když žádáte nebo jednoduše předáváte objednávku od svých nadřízených jednomu ze zaměstnanců.
• Vždy se usmívejte, když pozdravujete kolegy a vraťte je s úsměvem.
• Mluvte s lidmi klidným, přátelským tónem a ukažte jim známky pozornosti bez ohledu na jejich pohlaví.
• Pokud má muž, který jde před vámi ke dveřím, spoustu dokumentů, předběhněte ho, otevřete dveře a nechte ho projít. Pomoc v kanceláři by měla být vždy tím, komu je to pohodlnější a pohodlnější, nicméně v úředních vztazích existuje jasná hierarchie, kterou musíte cítit a udržovat. To neznamená, že byste se před svými nadřízenými měli stydět nebo dávat zvýšenou pozornost každému slovu, to ne, ale měli byste mu dávat patřičnou úctu.

Uznávaná pravidla obchodní etikety se mohou výrazně lišit nejen v různých odvětvích, ale i v jednotlivých společnostech. Existují však pravidla, která musí dodržovat jak pracovníci úřadu, tak zaměstnanci státní správy. Patří mezi ně dodržování dochvilnosti, soulad s image firmy v odívání, schopnost udržet tajemství a schopnost nechat osobní problémy mimo práci. Promluvme si o každém z těchto pravidel podrobněji.

Potřeba dělat vše včas

Pravidla obchodní etikety v kanceláři vládní agentury vyžadují, abyste vždy chodili do práce včas a plnili všechny úkoly včas. Zpoždění, zpoždění prací, které je nutné odevzdat přesně ve slíbený čas, jsou nepřijatelná.

Nikdy nezmeškejte obchodní schůzku, přijďte na ni včas, abyste neohrozili pověst společnosti, nejen svou. Pokud se potřebujete zpozdit, upozorněte na to předem, úřady by měly vědět, kde se nacházíte. Pamatujte, že dodržování přesnosti, dochvilnosti ve všech záležitostech jsou nepostradatelná pravidla obchodní etikety pro úředníka a úředníka, stejně jako projev úcty k ostatním, přirozený pro každého vzdělaného člověka.

Jak se správně oblékat do kanceláře nebo státní správy

Je třeba dodržovat běžný business dress code.

• Vzhled zaměstnance by měl být v souladu s image společnosti, působit příjemným dojmem, a když pracujete ve vládní agentuře, je to ještě důležitější.
• Ženy musí nosit sukně a šaty nepřesahující kolena, jsou povoleny kalhotové kostýmy na míru. Do práce v kanceláři je nepřijatelné nosit oblečení jasných, křiklavých barev s flitry, kamínky a těsné oblečení.
• Muži by se měli držet obchodního oblečení, nosit obleky, kalhoty, košile s kravatou nebo bez ní. Džíny a svetry je lepší vyloučit z pracovního šatníku.
• Můžete nosit do práceskromné šperky, které ladí k outfitu, stejně jako další detaily kostýmu.

Zásady ochrany osobních údajů

Musíte být schopni zachovat tajemství společnosti, jakékoli transakce, aniž byste toto téma rozšiřovali s kolegy nebo svými blízkými. Nečtěte dopisy určené jiným osobám, předávejte všechny zprávy osobně, bez prostředníků a neoprávněných osob. Pokud potřebujete odeslat fax, zavolejte adresátovi předem, aby byl nablízku a mohl si dokument nebo dopis osobně převzít. Nemíchejte svůj osobní život s prací, nemluvte o problémech v životě, nehledejte útěchu nebo nežádejte o pomoc kolegy. V kanceláři je důležité zachovat klid a dobrou náladu bez ohledu na špatnou náladu. Tato pravidla obchodní etikety pro vládní úředníky a úředníky je třeba přísně dodržovat.

Vy a váš šéf

Pravidla obchodní etikety pro podřízené znamenají vzdálenou, neznámou výzvu k manažerovi. I když je šéf (šéf) dívka nebo mladý muž jen o málo starší než vy, stojí za to říci „vy“. Pokud jste v kanceláři manažera a vstoupí obchodní partner nebo jiný šéf, ať zůstanete nebo odejdete, musí se rozhodnout, zda vás požádá, abyste odešli, není důvod se cítit opovržení. Pokud vás někdy váš šéf urazí před cizími lidmi, neodpovídejte na to. Pokud jste naštvaní, nevyskakujte z kanceláře, zkuste v klidu vyjít ven a najít si odlehlé místo, kde se můžete uklidnit. NeDiskutujte o tom, co se stalo s kolegy. V mimopracovní době můžete s manažerem vyřídit věci, v klidu naslouchat jeho přáním a vyjadřovat své stížnosti. Čím vyšší šéf, tím obtížnější je vaše role a v některých situacích je důležité pamatovat na pravidla obchodní etikety. Pokud je třeba na chodbu instituce doprovodit zvláště váženou osobu, musíte otevřít dveře, abyste propustili důležitého hosta, a pak se přesunout vedle něj, zaostávat jen o čtvrt kroku. Pokud se chodba rozdvojuje, budete muset udat směr ladným gestem. Pokud se chodba vine, můžete říct "Nechte mě, abych vás provedl" a pak směle pokračujte.

Pár slov o nevychování

Existují normy a pravidla obchodní etikety, které jsou jednoznačné pro všechny zaměstnance: nečíst cizí dopisy, mluvit zdrženlivě a zdvořile, být přátelský ke kolegům a udržovat si odstup od nadřízených. Někdy se ale v práci z těchto pravidel udělá výjimka, například když potřebujete najít dokument na stole jiného zaměstnance, který tam není. Obecné chování ve službě a v kanceláři by mělo být důstojné, s bezvadnými způsoby. Neustále musíte sledovat své chování, jak chodíte, komunikujete, sedíte. Pamatujte, že je neslušné dotýkat se na veřejnosti nosu, uší, vlasů nebo jiných částí těla.

Co by se na pracovišti nikdy nemělo dělat:

• Žvýkej, trhej si zuby.
• Ohryzávání per, tužek, papírů nebo nehtů.
• Správný make-up, manikúra, malování rtů na pracovišti – to jsou základní pravidlaobchodní etiketa pro sekretářku.
• Zívejte bez zakrytí úst.
• Polož si nohy na stůl, překřiž nohy

Povinné denně:

• Udržujte čisté oblečení, vlasy, tělo, používejte deodorant, ale ne parfém.
• Noste úhledný kapesník.
• Pečujte o své zubní zdraví.

Tato pravidla a přání jsou nepostradatelnými normami etikety, umožňují vám stát se nejen dobrým, hodnotným zaměstnancem, ale také příjemným člověkem, se kterým chcete jednat. Vzhled je nejlepší způsob, jak projevit úctu k ostatním lidem.

Pravidla slušného chování při jednání s kolegy

Když poprvé začnete pracovat v kanceláři a poznáte své kolegy, začnete si budovat vztahy, které budou určovat klima v týmu a výsledky společné práce. Jak se chovat, abyste je získali? Chovejte se ke všem přátelsky, ale nesnažte se hned sblížit s jedním člověkem, dejte si trochu času na to, abyste lidi lépe poznali. Klidně se zeptejte zaměstnanců na práci, ale zpočátku s nimi neveďte osobní rozhovory. Nebojte se, pokud se vám nepodařilo připojit se k týmu od prvního dne, není na tom nic špatného. Vždy děkujte kolegům za jejich pomoc a pamatujte, že nepřekračujte pravidla etikety obchodní komunikace.

Například:

• neobtěžujte své kolegy svými konverzacemi a nezasahujte do konverzací ostatních lidí;
• nepomlouvej a neposlouchej drby, neposlouchej cizítelefonní hovory;
• nemluvte s kolegy o zdraví a problémech s tělesnými funkcemi;
• nesnažte se při jakékoli příležitosti vyjádřit nebo vnutit svůj osobní názor;
• nikomu nenadávejte v přítomnosti cizích lidí, i když máte třikrát pravdu, náhle ztratili nervy - okamžitě se omluvte;
• nepředstírejte, že jste zaneprázdněnější než ostatní, někdy můžete své kolegy zdvořile požádat, aby nedělali hluk, ale udělejte to zdvořile a bez volání;
• nebuď sobec, ve své úřední horlivosti se snaž neublížit svým kolegům, abyste si vysloužili nějakou výhodu nebo přízeň u svých nadřízených.

A hlavním pravidlem obchodní etikety, jak pro úředníka, tak pro státního zaměstnance, je: „Musíte být zdvořilí, taktní, zdvořilí a tolerantní při jednání s kolegy a vedením, nikdy se nestarejte o své emoce.”

Telefonní etiketa pro sekretářku

První dojmy o společnosti se často dělají po telefonu a špatného prvního dojmu je těžké se zbavit. Velmi často se při pracovním volání do společnosti můžete setkat s odpovědí, která nemá nic společného s obchodní etiketou nebo jednoduchými pravidly zdvořilosti. Někteří zaměstnanci odpovídají na kancelářský telefon, jako by dělali laskavost, jiní nepovažují za nutné uvádět firmu nebo oddělení. A každý ví, jak příjemné je poté telefonovat s dobře vychovanými lidmi, kteří odpovídají rychle, vlídně a vyjadřují svou ochotu pomoci.

Telefonní hovory obvykle přijímá sekretářka, ale nejen on, ale všichni zaměstnanci by měli znát základní pravidla etikety obchodní komunikace, která je důležité při telefonické komunikaci dodržovat.

• Nenuťte lidi čekat na odpověď, okamžitě zvedněte telefon a odpovězte. Pokud nemůžete mluvit, požádejte o zavolání zpět, nenechte volajícího čekat. A zapojování hudby do linky, aby se zaplnila mezera, se považuje za nevychovanost.
• Hned poté, co zvednete telefon, pozdravte, pojmenujte svou společnost a představte se. Pokud pracujete ve velké instituci, musíte uvést konkrétní oddělení, abyste volajícímu pomohli najít cestu.
• Když budete požádáni o zavolání někoho jiného, přijměte pro něj zprávu nebo nabídněte, že zavoláte později.
• Během rozhovoru se ovládejte a chovejte se korektně i vůči těm nejpomalejším zákazníkům. Pokud je daná osoba nervózní, pomozte jí uklidnit se, ale v reakci na urážku jednoduše zavěste.
• Sledujte svůj projev a volte svá slova, pamatujte, že žargon v obchodní komunikaci je zcela nevhodný. Nikdy neříkejte „ano“nebo „dobře“, pouze „ano“, „dobře“nebo „samozřejmě“.
• Držte telefon v rukou, ne mezi ramenem a bradou, mluvte zřetelně a přímo do mikrofonu, ne přes. A nikdy nemluv s plnými ústy.
• Když zavoláte, pozdravte a okamžitě identifikujte sebe a společnost, kterou zastupujete. Buďte zdvořilí, struční a věcní.

Obchodní etiketa při jednání s návštěvníky

Vládní zaměstnanci a kancelářští pracovnícizaměstnanci často přijímají klienty ve své kanceláři. Dobré vystupování je zde nesmírně důležité, lidé rádi jednají s někým, kdo jim projevuje úctu. Pravidla etikety obchodní komunikace a chování je třeba dodržovat ve všem: jak při setkání s návštěvou ve dveřích, pomoc při svlékání, tak i při nečekání. Pokud ještě musíte počkat, určitě se omluvte, i když chyba za toto zpoždění není vaše, nabídněte mu čaj nebo kávu. Vítejte lidi přátelským úsměvem, snažte se navazovat neformální kontakty, ale nikdy nic nepomlouvejte. V rozhovoru si udržujte odstup, ale buďte korektní, zdvořilí a trpěliví. Doprovoďte návštěvníky ke dveřím kanceláře, jako by to byli vaši hosté.

Dobrý tón v obchodních dopisech

Pravidla etikety obchodní korespondence ovlivňují jak vzhled, tak obsah, obsah samotného dopisu. Před psaním je třeba sestavit plán, který vám pomůže stručně a jasně vyjádřit podstatu věci. Zároveň je důležité vzít v úvahu několik povinných pravidel pro vedení obchodní korespondence.

1. Dopis musí být napsán správně, pokud jde o styl, pravopis a interpunkci.
2. Oficiální zprávy se obvykle tisknou, je to projev úcty k adresátovi.
3. Podle pravidel slušného chování by žádný z dopisů, s výjimkou poděkování, neměl zůstat bez odpovědi.
4. Dopis musí být úhledně naformátován, obchodní dopisy se obvykle píší pouze na bílý papír A-4.
5. V dopisech vždy vlevo dole uveďte datum a zanechte osobní podpis, příjmení ainiciály.
6. Při oslovování je zvykem používat slovo „drazí“a osobní zájmeno „Ty“psát velkým písmenem.

Na závěr

Dokonalosti je dosaženo pílí a opakováním. Usilujte o dokonalost ve všem, hlásejte pravidla obchodní etikety - ve způsobu držení, ve způsobu mluvení a pohybu, ale nezůstávejte jen u vnějšího projevu dobrých mravů, napravujte nedostatky vlastního charakteru, buďte pozorní ke kolegům, naučte se vytrvalosti a trpělivosti, chovejte se k sobě a k ostatním lidem se stejnou úctou. Pokud budete pilně pracovat, brzy si všimnete výsledků, které změní váš život.