Slovo protokol má na rtech každý. Pracovníci úřadu jej pravidelně slýchají při jednáních, policisté jej využívají při své profesní činnosti a hlavy států a diplomaté jsou nuceni dodržovat jím diktovaná pravidla. Co je protokol? To zjistíme níže.
Význam protokolu
Stejně jako mnoho jiných termínů má toto slovo několik významů. Vše závisí na oboru činnosti, ve kterém se požadovaný koncept uplatňuje. Pojďme se tedy podívat na nejčastější situace, kdy je zvykem mluvit o protokolu.
Pokud jde o obchodní prostředí, protokol je dokument popisující událost, která se koná (schůze, jednání, představenstvo atd.).
O policii, která také často vyhotovuje podobný dokument, jsme již zmínili výše. V tomto případě se předpokládá prokázání skutkové podstaty trestného činu nebo trestného činu.
V mezinárodním formátu je protokol souborem pravidel, která by měla být dodržována při oficiálních jednáních mezi vládními úředníky i diplomaty. Například existuje protokol o jednání vedoucíchstátů nebo na návštěvě u prezidenta.
V tomto článku se však zaměříme na koncept obchodních protokolů.
Zápisy z jednání
Obchodní schůzky jsou nedílnou součástí všech procesů v obchodním prostředí. Mohou se konat oficiálně, s přihlédnutím k určené době a pouze v kanceláři. Velmi oblíbené jsou také neformální obchodní schůzky. V druhém případě se obejdete bez protokolárního potvrzení konverzace. Pokud je schůzka oficiální, pak musí mít písemnou formu v souladu se všemi pravidly.
Zápis uchovává tajemník nebo jiná osoba s takovým oprávněním. Abyste udrželi krok s tokem konverzace, zkuste sestavit hrubý seznam problémů, které se budou na schůzce probírat. Bylo by také užitečné mít hlasový záznamník, aby vám neunikly podrobnosti, protože protokol je velmi podrobným popisem obchodní události.
Jména přítomných a nepřítomných by měla být zaznamenána. Pro sebe si můžete udělat poznámky týkající se umístění každého, kdo přišel na schůzku, abyste mohli bez chyb označit autorství určitých slov.
Na začátku každé schůzky se určí pořadí, ve kterém budou otázky posuzovány, nezapomeňte si to doslovně zapsat.
Pokud se na schůzi hlasovalo, uveďte jeho výsledky (kolik lidí hlasovalo „pro“a kolik hlasovalo „proti“). V případě, že byl na schůzi malý počet přítomných, máte možnost označit i jména a příjmení všech hlasujících.
Neodkládejteuložení protokolu na zadní vypalovačku, protože během této doby můžete zapomenout na detaily schůzky.
Zápis z jednání
Vyjednávání se od běžné obchodní schůzky liší v tom, že se obvykle diskutuje o jednom nebo několika záležitostech, které hrají velkou roli pro obě strany. V tomto případě je protokol příležitostí k zaznamenání všech nuancí rozhovoru a požadavků stran. Zvažovaná záležitost není vždy vyřešena ihned po prvním jednání, takže ředitelé nebo jiní zaměstnanci potřebují čas a úplné informace o schůzce.
Protokol o jednání je vypracován podle stejného principu jako jakýkoli obchodní dokument.
Je nutné uvést datum popisované akce, číslo dokumentu a plnou verzi titulu. Následuje úvod, který nutně naznačuje seznam přítomných a hlavní otázky k diskusi.
V hlavní části jsou informace obvykle rozděleny do tří částí: „Poslouchal“, „Mluvil“, „Rozhodl“. V plné verzi protokolu jsou slova všech mluvčích citována doslovně. V některých případech je také vydán výpis z protokolu, který duplikuje určitou jeho část.
